Besonderes Anliegen der Entwickler von OpenOffice.org/StarOffice war und ist es, die Zusammenarbeit mit Microsoft Office zu gestalten. An dieser Funktion werden OpenOffice.org/StarOffice sowohl unter Windows als auch unter Linux noch so lange gemessen werden, wie es sich Microsoft auf der Windows-Schiene leisten kann, den ernstzunehmenden Konkurrenten auf diesem Betriebssystem zu ignorieren. An der Verbreitung von Windows und damit oft auch Microsoft Office auf einer Vielzahl von Rechnern geht aktuell kein Weg vorbei. Deshalb ist eine Migration von Microsoft Office auf OpenOffice.org/StarOffice nur sinnvoll zu realisieren, wenn die möglichen Auswirkungen auf den Datenaustausch beachtet werden. Das ist umso wichtiger, wenn außerdem auch noch das Betriebssystem gewechselt und auf eine Linuxdistribution migriert wird. Der Artikel beschreibt einige dabei auftretende Probleme. Er legt den Schwerpunkt auf den langfristigen Umstieg von Microsoft Windows/Office auf Linux/OpenOffice.org bzw. StarOffice. Ob das Officeziel OpenOffice.org oder StarOffice ist, kann vernachlässigt werden, grundlegende Aussagen zum Dokumentenaustausch gelten auch für den Umstieg von Microsoft Office auf OpenOffice.org/StarOffice unter Beibehaltung des Betriebssystems Windows.

Problemstellung

Der in der Praxis am häufigsten anzutreffende Fall ist der Wunsch, langsam von Windows auf Linux bzw. von Microsoft Office auf OpenOffice.org/StarOffice umzusteigen. Bei einem dabei oft geplanten Parallelbetrieb von Windows und Linux auf einem bestehenden Windowsrechner tauchen zunächst technische Probleme auf. Zu beachten ist unbedingt, dass vor der Installation von Linux auf einem Windows XP-System mit nur einer Festplatte im NTFS-Format die bestehende Festplattenpartitionierung mit einem anderen Programm als dem Setupprogramm der Linuxdistribution zu verändern ist. Das kann z.B. mit den Produkten von Acronis (http://www.acronis.de) erfolgen. Einigen Linuxdistributionen, z.B. SuSE Linux Office Desktop, lag dafür eine Spezial Edition von Acronis OS Selector 8.0 für SuSE Linux bei, mit der die NTFS-Partition vor dem Ausführen des Installationsprogramms verkleinert werden konnte, um unzugewiesenen Speicherplatz für die Linux-Partitionen zu schaffen. Ganz wichtig ist zu wissen (einige Anfragen im Forum sprechen eine deutliche Sprache): Ohne entsprechende Vorbereitung wird eine bestehende NTFS-Partition beim Installieren von Linux oft versehentlich gelöscht, wenn es sich dabei um die einzige im System verfügbare Partition handelt.

Bevor der Datenaustausch mit Microsoft Office oder gar eine Migration von Microsoft Office unter Windows auf OpenOffice.org/StarOffice unter Linux vorgenommen wird, sollte genau überlegt werden, was das Ziel ist und ob das im gegebenen Arbeitsumfeld auch realisierbar ist.

Szenario 1

Sie haben einen Rechner, auf dem erst nur Windows mit Microsoft Office war und Linux mit OpenOffice.org/StarOffice – bei Beachtung der notwendigen Vorsichtsmaßnahmen – später darauf installiert wurde. Sie entscheiden bei jedem Start, welches der Systeme gestartet wird und möchten Linux samt OpenOffice.org/StarOffice erst für eine Weile testen, bevor Sie langfristig die Entscheidung treffen, ob Sie auf Linux umsteigen. Das erfordert folgende Vorbereitungen:

Sie benötigen in diesem Fall ein Datenlaufwerk auf Ihrem Rechner, auf das Sie sowohl die mit OpenOffice.org/StarOffice erstellten Dateien als auch die mit Microsoft Office erstellten Dateien ablegen. Sinnvollerweise partitionieren Sie dazu einen Teil einer Festplatte und formatieren diesen Teil als FAT. Das ist zwar ein älteres Dateisystem, wird aber genau aus diesem Grund auch von beiden Betriebssystemen erkannt. Mit Linux können Sie zwar in den meisten modernen Distributionen, z.B. im Sun Java Desktop System, über ein bei der Installation angelegtes Desktopsymbol direkt auf die Windows-Festplatte zugreifen, dort aber keine Dateien ablegen.

An dieser Stelle wird es – zumindest für unerfahrene Linuxnutzer – ein wenig problematisch. Ausgangspunkt ist die gelungene Vorbereitung der Installation: Sie haben bei der Installation von Linux unbedingt darauf geachtet, dass entweder vor der Installation bereits eine solche Partition vorhanden war oder bei der Installation eine solche Partition angelegt worden ist.

Wenn Sie an dieser Stelle feststellen, dass Ihnen eine solche Austauschpartition fehlt, dann sind Sie mit den Mitteln von Linux an Ende, wenn eine einzige vorhandene Windowspartition mit dem Dateisystem NTFS formatiert ist. Bei Windows XP ist das das übliche Dateisystem. Dann hätten Sie nur die Linux Swap und die root-Partition zur Auswahl. Beides sind Systempartitionen, die Sie innerhalb des laufenden Systems nicht verändern können. Eine Alternative bietet in diesem Fall nur der Start von der CD im Rescue-Modus und die manuelle Veränderung der Systempartition von Linux. Das Verfahren ist detailliert z.B. unter http://www.christian-gerner.de/computer/linux/reiserfs.htm beschrieben, setzt aber unbedingt eine Datensicherung (Image) der gesamten Platte voraus.

Es ist deutlich besser, ein Programm einzusetzen, das von CD startet und die Partitionierung für beide Fälle bietet. Empfehlenswert ist z.B. Acronis Disk Director Suite (http://www.acronis.de), das sowohl die NTFS-Partition als auch die Linuxpartitionen nach Wunsch verkleinert und gewünschte Partitionen neu anlegt. Unerfahrene Benutzer solcher Programme sollten aber die Verkleinerung der Windowspartition vorziehen: Eine Veränderung der Linuxpartitionen zieht oft eine manuelle Nachbereitung der Bootmanager von Linux nach sich. Wer allerdings den ganzen Aufwand scheut, kann ausweichen: Eine gute Alternative für den Datenaustausch zwischen den Systemen ab Windows 2000 und Linux sind USB-Speichersticks, die von beiden Systemen erkannt werden.

Wenn bei der Installation von Linux bereits eine Datenpartition mit FAT-System vorhanden war, dann hat Linux zwar bei der Installation die Partition gefunden, nicht unbedingt aber sofort in das Dateisystem eingehängt. Das müssen Sie nachholen: Sie brauchen einen Ordner, der als Mountpunkt dient. Für den (üblichen) Fall, dass die FAT-Partition nicht gemountet ist, erstellen Sie einen neuen Mountpunkt und hängen die Festplatte manuell in das Dateisystem ein. Unter SuSE Linux finden Sie für diesen Fall das Programm Festplatten-Partitionierer. Dieses Programm zeigt Ihnen nach ignorierter Warnung, welcher Platz der Datenpartition zugeordnet ist: Falls Sie dort die Austauschplatte finden, ist alles OK. Wenn nicht, müssen Sie eingreifen: Sie melden Sie sich als root an und erstellen zunächst im Dateimanager des Systems einen neuen Ordner, z.B. /windows/data. Danach starten Sie eine Terminalsitzung und tragen, natürlich auf Ihre Verhältnisse angepasst, folgenden Befehl hinter dem Prompt ein: mount•/dev/hda5•/windows/data. Beachten Sie dabei die Leerzeichen (•) und achten Sie auf exakte Groß/Kleinschreibung! Mit dem erneuten Eingeben von mount kontrollieren Sie das Ergebnis. Damit ist die Festplatte in das Dateisystem eingehängt (gemountet).

Wenn dieses Austauschlaufwerk eingerichtet und gemountet ist und Sie dort die gewünschten Dateien abgelegt haben, sind Sie schon am Ziel: Alle Hauptanwendungen von OpenOffice.org/StarOffice sind in der Lage, Dateien aus Microsoft Office 97/2000/XP zu importieren, zu bearbeiten und wieder im betreffenden Dateiformat zu speichern. Es ist aber in jedem Fall anzuraten, auf dem Windowsrechner entweder die Windows-Variante von StarOffice oder die Windows-Variante des kostenlosen und frei verfügbaren OpenOffice.org zu installieren. Damit können Sie die Dokumente "zur Übung" auch schon auf dem Windowsrechner mit den Werkzeugen bearbeiten, die OpenOffice.org/StarOffice unter Linux zur Verfügung stellen.

Szenario 2

Sie haben einen Rechner, auf dem ausschließlich Linux installiert ist. Dann haben Sie mit eigenen Dateien keine Probleme, da diese ja ab sofort mit OpenOffice.org/StarOffice erstellt werden. Überlegungen gelten in diesem Fall nur dem Datenaustausch mit älteren Dateien oder mit Systemfremden.

Eine Variante dieses Szenarios tritt ein, wenn in einem Netzwerk eine schrittweise Umstellung aus einer Windows-Umgebung auf eine Linux-Umgebung erfolgt.

• Ältere OpenOffice.org/StarOffice-Dateien stellen kein Problem dar. OpenOffice.org/StarOffice öffnen diese Dateien unabhängig vom verwendeten Betriebssystem ohne Informationsverlust.
• Vorhandene Dateien aus Microsoft Office bzw. Dateien, die Sie in diesem Format erhalten, können Sie ebenfalls mit OpenOffice.org/StarOffice öffnen. Alle Hauptanwendungen im Paket sind in der Lage, Dateien aus Microsoft Office 97/2000/XP zu importieren, zu bearbeiten und wieder im betreffenden Dateiformat zu speichern. Formatierungsverluste müssen dabei aber einkalkuliert werden.
• Da Sie nicht damit rechnen können, dass ein Systemfremder ebenfalls mit OpenOffice.org/StarOffice arbeitet, müssen Sie für ein gutes Verständnis sorgen. Wenn der Gegenüber die von Ihnen erstellten Dokumente nur lesen oder drucken soll, dann erstellen Sie vor der Weitergabe aus Ihren Dokumenten PDF-Dokumente – eine Funktion, die in OpenOffice.org/StarOffice ohne Zusatzprogramme bereits vorhanden ist. Andernfalls exportieren Sie die OpenOffice.org/StarOffice-Dokumente nach dem Speichern des aktuellen Arbeitsstands einfach in das Format von Microsoft Office.

Import aus Microsoft Office

Es ist prinzipiell möglich, ein Worddokument, eine Exceltabelle oder eine Powerpoint Präsentation in OpenOffice.org/StarOffice zu laden, anzuschauen und zu bearbeiten. OpenOffice.org/StarOffice erkennen alle Formatierungen und viele Feldfunktionen, die in Microsoft Office genutzt wurden. Verluste müssen trotz guter Filter von OpenOffice.org/StarOffice einkalkuliert werden.

Export nach Microsoft Office

Den Export führen Sie einfach in OpenOffice.org/StarOffice über den Befehl Datei/Speichern unter aus. Im Listenfeld Dateityp stehen Ihnen die einzelnen Versionen von OpenOffice.org/StarOffice und Microsoft Office als Speichertyp zur Verfügung. Verluste müssen trotz guter Filter von OpenOffice.org/StarOffice einkalkuliert werden. Je nach Dateityp erscheinen nur die Dateiformate, die zum Kontext passen. So werden z.B. bei einem geöffneten Word-Dokument Speicheroptionen für Tabellenkalkulationen und Präsentationen nicht angezeigt.

Probleme beim Datenaustausch

OpenOffice.org/StarOffice verfügen über sehr gute Filter für den Datenaustausch. Das ist daran zu merken, dass die Dokumente z.B. zwischen Word und OpenOffice.org/StarOffice Writer oft nahezu problemlos ausgetauscht werden können. Dabei werden z.B. in Microsoft Word sogar definierte Formatvorlagen übernommen.

Der Datenaustausch ist aber nicht problemlos möglich: Die in der Praxis oft auftauchende Idee, eine Datei mal mit Microsoft Word und mal mit OpenOffice.org/StarOffice Writer zu bearbeiten, geht - trotz hervorragender Filter - an der Realität vorbei. Es ist nicht vorauszusagen, auf welche Probleme Sie beim Datenaustausch im Einzelnen stoßen werden. Zu unterschiedlich sind die angewendeten Arbeitsweisen.

Einige Layoutmöglichkeiten und Formatattribute in komplexen Microsoft Office-Dokumenten werden in OpenOffice.org/StarOffice unterschiedlich bearbeitet oder nicht unterstützt. Daraus ergibt sich, dass konvertierte Dateien von Hand nachformatiert werden müssen. Der Anteil der Nachbearbeitung ist proportional zur Komplexität der Struktur und der Formatierung des Quelldokuments.

Der Austausch von Dokumenten mit anderen Anwendern ist dennoch bei Beachtung einiger Grundregeln erfolgreich zu realisieren. Es ist aber keinesfalls so, dass die Dokumente verlustfrei zwischen Microsoft Office und OpenOffice.org/StarOffice austauschbar sind. Das gilt nur für Dokumente bis zu einem bestimmten Level. Spezielle Profifunktionen, für die es in der jeweiligen Anwendung kein Pendant gibt oder die in den Officepaketen völlig anders realisiert werden, sind nicht kompatibel, weder in die eine noch in die andere Richtung. Leider gilt erfahrungsgemäß folgende Aussage: Je professioneller Sie mit Microsoft Office gearbeitet haben, desto mehr Verluste treten beim Datenaustausch mit OpenOffice.org/StarOffice auf und umgekehrt.

So können OpenOffice.org/StarOffice z.B. in einem Rechnungsformular aus Word zwar die Feldfunktionen erkennen und erhalten, Tabellenfunktionen und die automatische Ausrichtung von Zahlen am Dezimaltrennzeichen in Wordtabellen gehen aber z.B. verloren. Auch übersetzte Feldfunktionen, die z.B. in Word auf benutzerdefinierte Dokumenteigenschaften zugreifen, greifen ins Leere.

Nicht ganz unproblematisch bei der Konvertierung von Dokumenten ist die Tatsache, dass im Windows-Umfeld und unter Linux andere Schriftarten üblich sind. Oft ist damit verbunden, dass sonst in Dokumenten übliche Schriftarten unter Linux/OpenOffice.org/StarOffice nicht mehr weiter benutzt werden können. Dabei ist zu beachten, das OpenOffice.org/StarOffice in konvertierten Dokumenten zwar die bisherige Schriftart zeigen, für Ausdruck und Darstellung aber eine Ersatzschriftart verwenden. Im Klartext: Sie sehen in einem OpenOffice.org/StarOffice-Dokument die Schriftart Arial, weil das Dokument aus Windows stammt, verwendet wird unter Linux aber oft eine Ersatzschriftart - prompt sehen die Dokumente spätestens beim Ausdruck anders aus als gewohnt.

Letztlich ist es aber eine Frage der Übung und des Verzichts auf spezielle Funktionen, wenn Dokumente ständig zwischen den Office-Paketen ausgetauscht werden sollen. In diesem Bereich sind OpenOffice.org 1.1.4/StarOffice 7 gegenüber den Vorversionen wieder einen Schritt weiter, vermutlich aber immer noch am Anfang einer viel versprechenden Entwicklung.

Allgemein gelten in gemischten Umgebungen folgende Grundregeln:

• Vermeiden Sie es nach Möglichkeit, Dokumente mal mit OpenOffice.org/StarOffice und mal mit Microsoft Office zu bearbeiten. Wenn es nicht zu vermeiden ist, dann verzichten Sie auf alle Funktionen und Formatierungen, die in der jeweils anderen Suite zu Problemen führen würden.
• Verzichten Sie darauf, Präsentationen aus OpenOffice.org/StarOffice Impress mit Microsoft PowerPoint vorführen zu wollen oder umgekehrt. Der ständige Austausch zwischen OpenOffice.org/StarOffice Impress und Microsoft PowerPoint führt zu unüberschaubaren Verlusten, die einer Präsentation überhaupt nicht zuträglich sind.
• Falls Sie eine Präsentation mit Microsoft PowerPoint erstellt haben und auf einem anderen Windows-Rechner ohne PowerPoint vorführen müssen, dann verwenden Sie in PowerPoint unter Windows den Pack&Go Assistenten, um die Präsentation samt Runtime-Modul vorzuführen.
• Falls Sie eine Präsentation mit Microsoft PowerPoint erstellt haben und auf einem anderen Linux-Rechner vorführen müssen, dann konvertieren Sie die Präsentation mit OpenOffice.org/StarOffice und überprüfen sorgsam, welche Funktionen bei der Konvertierung verloren gegangen sind. Versuchen Sie niemals, eine Microsoft PowerPoint-Präsentation ohne vorherige Kontrolle mit OpenOffice.org/StarOffice vorzuführen!
• Wenn Sie eine Präsentation mit OpenOffice.org oder StarOffice erstellt haben und diese auf einem Windows-Rechner vorführen müssen, dann tun Sie das ebenfalls nicht mit PowerPoint! Installieren Sie in diesem Fall die Windows-Variante von OpenOffice.org, die ja im Wesentlichen mit StarOffice identisch ist und vor allem alle Features von StarOffice Impress unterstützt.
• Verwenden Sie für die Weitergabe von OpenOffice.org/StarOffice Writer- oder OpenOffice.org/StarOffice Calc-Dokumenten, die ein Dritter lediglich lesen und drucken soll, immer das PDF-Format.
• Erstellen Sie neue Dokumente, die ausschließlich für den eigenen Gebrauch oder die ausschließliche Weitergabe zu Informationszwecken (als PDF) gedacht sind, konsequent in OpenOffice.org/StarOffice.
• Dokumente für den Austausch mit Anwendern von Microsoft Office können Sie ebenfalls in OpenOffice.org/StarOffice erstellen. Achten Sie aber beim Speichern darauf, dass Sie diese sofort im Format von Microsoft Office ablegen. Damit verhindern Sie, dass Sie versehentlich ein für den Austausch bzw. für die gemeinsame Bearbeitung gedachtes Dokument im Format von OpenOffice.org/StarOffice speichern, mit dem Benutzer von Microsoft Office üblicherweise nichts anfangen können.
• Falls Sie mit moderneren Versionen von Microsoft Office Dokumente erstellen und diese für den Austausch mit OpenOffice.org/StarOffice vorgesehen sind, dann speichern Sie diese bereits im Microsoft Office in einem für den Austausch geeigneten Dateiformat. Geeignet ist ein Format, das Microsoft Office in der Version 97 einschließt.

VBA-Code aus Microsoft Office

Viele Umsteiger von Microsoft Office auf OpenOffice.org/StarOffice haben den Wunsch, die unter Microsoft Office aufgezeichneten oder programmierten Makrolösungen unter OpenOffice.org/StarOffice ebenfalls auszuführen. Dieser Wunsch wird noch dadurch bestärkt, dass nach dem Laden eines Officedokuments Zugriff auf die Quelltexte besteht. Es muss aber klar gesagt werden: In den vorliegenden Versionen von OpenOffice.org/StarOffice ist das Ausführen von Makros aus Microsoft Office nicht möglich. Ein solches Feature scheint auch für die Zukunft nicht geplant zu sein.

Microsoft Office und OpenOffice.org/StarOffice können naturgemäß nicht dieselben Makro-Codes ausführen. Microsoft Office arbeitet mit VBA-Code (Visual Basic for Applications) und StarOffice/OpenOffice.org mit StarBasic-Code, der auf der OpenOffice.org-API basiert. Die Programmiersprache ist hier zwar ähnlich, aber es kommen unterschiedliche Objekte und Methoden zum Einsatz.

Wenn Sie in der einen Anwendung Makros verwenden, deren Funktionen Sie auch in der anderen Anwendung nutzen möchten, so müssen Sie die Makros bearbeiten. Makros aus Microsoft Office-Dateien lassen sich in OpenOffice.org einladen und Sie haben dann die Möglichkeit, den Makrocode im OpenOffice.org Basic IDE-Editor einzusehen und zu bearbeiten. Basiccode von Microsoft Office wird also importiert, nicht aber ausgeführt. Einer Bearbeitung des Codes in der integrierten Entwicklungsumgebung von OpenOffice.org/StarOffice steht nichts im Wege, der veränderte Code wird sogar korrekt gespeichert.

Damit stehen Sie bei einem generellen Umstieg von Microsoft Office auf OpenOffice.org/StarOffice vor der Aufgabe, eventuell vorhandene Makros für die Anwendung in OpenOffice.org/StarOffice neu zu schreiben.

Wenn Sie den mit einem Dokument aus Microsoft Office geladenen Code nicht wieder speichern, dann können OpenOffice.org/StarOffice sogar Makroviren aus Microsoft Office vernichten: Sie öffnen das Dokument in OpenOffice.org/StarOffice und speichern es wieder, nachdem Sie in OpenOffice.org/StarOffice die Speicherfunktion für den Code deaktiviert haben: So hat ein Makrovirus keine Chance. Einzelheiten dieses Verfahrens regeln Sie unter Extras/Optionen im Zweig Laden/Speichern unter Microsoft Office.

Tipps für den Datenaustausch

Bei normalen, mit den üblichen Mitteln erstellten Dokumenten gibt es beim Datenaustausch kaum Probleme. Anders verhalten sich OpenOffice.org/StarOffice, wenn die Grenzen des Programms erreicht werden. Dann treten beim Import Verluste auf, weil OpenOffice.org/StarOffice einen Ersatz schaffen müssen.

Die nachfolgend aufgeführten Microsoft Office-Leistungsmerkmale bereiten OpenOffice.org/StarOffice bei der Konvertierung unter Umständen einige Schwierigkeiten. Sie beeinträchtigen jedoch nicht die Arbeit mit dem Inhalt des konvertierten Dokuments.

Das Problem entsteht z.B., wenn in der Kopfzeile in Word eine Grafik platziert ist, die über die obere Begrenzung der Kopfzeile ragt. In diesem Fall rutscht die Grafik im OpenOffice.org/StarOffice-Dokument an die Begrenzung der Kopfzeile.

Ebenfalls problematisch ist die Übernahme von Absätzen, die zwar die gleiche Formatvorlage tragen (meist Standard), aber trotzdem unterschiedlich formatiert sind.

Auch in den anderen Anwendungspaaren Microsoft Excel - StarOffce Calc bzw. Microsoft PowerPoint - OpenOffice.org/StarOffice Impress liegen die Verständnisprobleme im Detail. Erzwingen können Sie nichts, der Erfolg kommt durch Probieren.

Den Dokumenten Konverter von OpenOffice.org/StarOffice für die Umwandlung von Dokumenten aus Microsoft Office in das XML-Dateiformat von OpenOffice.org/StarOffice sollten Sie nur verwenden, wenn Sie dauerhaft von Microsoft Office auf OpenOffice.org/StarOffice umsteigen wollen. Andernfalls müssen Sie später jedes Dokument einzeln zurückkonvertieren: Der Konverter ist eine Einbahnstraße.

Microsoft Office Word - OpenOffice.org/StarOffice Writer

Bei der Übernahme von Daten haben OpenOffice.org/StarOffice Writer einige Probleme mit folgenden Features von Word. Naturgemäß bereiten diese Features auch umgekehrt Schwierigkeiten:

• AutoFormen werden beim Datenaustausch verschoben und in seltenen Fällen völlig "vergessen".
• Aufgezeichnete Änderungen, die vom Änderungsmodus protokolliert worden sind, gehen verloren.
• OLE-Objekte gehen naturgemäß verloren, da die entsprechenden OLE-Server unter Linux nicht verfügbar sind.
• Einige Kontrollfelder und die Microsoft Office-Formularfunktionen werden nicht konvertiert.
• Inhalts- und andere Verzeichnisse werden nicht unterstützt.
• Tabellen, Rahmen und mehrspaltige Formatierungen werden in ihrer Formatierung beeinträchtigt.
• Hyperlinks und Textmarken werden nicht übernommen.
• Microsoft WordArt-Grafiken werden als FontWork-Objekte konvertiert, falls das bei Extras/Optionen im Zweig Microsoft Office so angegeben ist.
• Animierte Zeichen bzw. Texte werden zu normalem Text.

Aus dem Test von Beispielvorlagen lassen sich z.B. für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten in Microsoft Word und OpenOffice.org/StarOffice Writer folgende Schlussfolgerungen ableiten:

• Setzen Sie strukturierte Texte in Tabellen, achten Sie besonders in Kopf- oder Fußzeilen darauf, dass Sie regelmäßige Tabellen verwenden. Sobald Word-Tabellen in einer Zeile mehr Spalten haben als in einer anderen, gibt es in OpenOffice.org/StarOffice Probleme. Das gilt auch umgekehrt beim Export.
• Setzen Sie Grafiken nicht außerhalb von Seitenrändern: Verändern Sie notfalls die Seitenränder. Besser ist aber, ganz auf diese Variante zu verzichten.
• Arbeiten Sie mit Formatvorlagen bzw. Absatzstilen, in die Sie insbesondere die Abstände zwischen Absätzen aufnehmen.
• Probieren Sie schrittweise, ob OpenOffice.org/StarOffice das Worddokument korrekt importieren bzw. exportieren und verzichten Sie auf alle Lösungen, die nicht zum Erfolg führen.
• Datenaustausch zwischen Word und OpenOffice.org/StarOffice heißt nicht in jedem Fall, dass Sie ein Dokument mal mit Word und mal mit OpenOffice.org/StarOffice öffnen können und die gleiche Funktionalität haben. Die Praxis zeigt, dass dieses Verfahren nur mit sauber formatierten Dokumenten möglich ist.
• Sauber formatiert heißt, dass alle Formatierungen in Word bzw. OpenOffice.org/StarOffice mit Formatvorlagen bzw. Stil realisiert werden. Das kann also bedeuten, dass Sie z.B. bei aufwendig erstellten Word-Briefvorlagen nach dem Import in OpenOffice.org/StarOffice Anpassungen vornehmen müssen und umgekehrt. Geschriebene Textinhalte dagegen bleiben erhalten und lesbar: Eine Leistung von OpenOffice.org/StarOffice, die Word umgekehrt nicht erbringt.

Es bestehen wesentliche Unterschiede zwischen der Handhabung der Programme. Obwohl die Grundlagen der Textverarbeitung gleich sind, werden einige Funktionen gänzlich anders realisiert.

• OpenOffice.org/StarOffice Writer verwenden für die Formatierung von verschiedenen Dokumentseiten Seitenvorlagen, während Word dafür Abschnitte verwendet. Wenn Sie also in einem Word-Dokument eine besondere Einstellung für die Kopf- oder Fußzeile der ersten Seite gewählt haben, finden Sie das in zwei speziellen Seitenvorlagen im Stylisten von OpenOffice.org/StarOffice wieder. Das sind allerdings nicht die Seitenvorlagen Erste Seite und Standard, sondern zwei neu generierte Seitenvorlagen.
• Formularfelder und Felder für den Seriendruck haben untereinander keine Entsprechung. Sie müssen also die Funktionalität aus Word-Dokumenten mit den Formularfeldern bzw. den Feldern von OpenOffice.org/StarOffice nachbilden. Eine gemeinsame Nutzung dieser Dokumente ist nicht möglich. Vergessen Sie nicht, dass Sie die Datenquelle in OpenOffice.org/StarOffice anmelden müssen, um auf die Daten zuzugreifen.
• In OpenOffice.org/StarOffice Writer können Sie die Rechenleiste einblenden, so wie diese in OpenOffice.org/StarOffice Calc verfügbar ist. Die Berechnungen in OpenOffice.org/StarOffice Writer sind also umfangreicher als die in Word und werden anders gehandhabt.

Suchen Sie nicht zu lange nach Funktionen von Microsoft Office in OpenOffice.org/StarOffice und umgekehrt. Die Möglichkeit des Datenaustausches sollte Sie nicht zu dem Trugschluss verleiten, dass es für jede Funktion im jeweils analogen Programm eine Entsprechung gibt. Die oft in Hilfeforen auftauchende Fragestellung "In Microsoft xxx konnte ich ... . Wie heißt diese Funktion in OpenOffice.org/StarOffice?" ist insofern falsch, als dass es immer nur eine ähnliche Funktionalität gibt, die mal zur einen und mal zur anderen Seite ausschlägt. So müssen Sie nach den hervorragenden Zeichenqualitäten von OpenOffice.org/StarOffice in Microsoft Office ebenso wenig suchen wie nach der Möglichkeit von Microsoft Office zum Animieren von Diagrammen in OpenOffice.org/StarOffice.

OpenOffice.org/StarOffice Calc und Microsoft Excel

Dieses Programmpaar ist gut aufeinander abgestimmt. Bei in der Praxis eingesetzten Excel-Dokumenten kommt es auf dem üblichen Level kaum zu Unverträglichkeiten. Dennoch bestehen auch in diesem Bereich Inkompatibilitäten:

• Für AutoFormen, OLE-Objekte sowie einige Kontrollfelder und Microsoft Office-Formularfunktionen gelten die gleichen Einschränkungen, wie Sie bei Microsoft Word angeführt sind.
• Pivottabellen sind nicht konvertierbar, der Datenpilot von OpenOffice.org/StarOffice Calc ist in der Funktionalität deutlich schwächer als der Pivottabellenassistent von Excel.
• Neue Diagrammtypen von Excel haben in OpenOffice.org/StarOffice Calc bzw. im Diagrammodul von OpenOffice.org/StarOffice keine Entsprechung und führen zu Darstellungsproblemen.
• Die bedingte Formatierung ist in OpenOffice.org/StarOffice Calc anders organisiert. Entsprechende Einstellungen aus Excel werden in OpenOffice.org/StarOffice Calc nicht übernommen
• Einige Funktionen bzw. Formeln - üblicherweise im "gehobenen Anwenderbereich" - sind nicht vorhanden.

Sie dürfen sich insbesondere bei elektronischen Arbeitsblättern in OpenOffice.org/StarOffice Calc nicht darauf verlassen, dass alle Berechnungen fehlerfrei ausgeführt werden, auch wenn das üblicherweise so ist. Letztendlich sind Sie dafür verantwortlich, dass die Berechnungen stimmen, nicht das Programm.

Wesentliche Unterschiede zwischen den Programmen entstehen wieder durch das Konzept der Seitenvorlagen. Damit können Sie aber in OpenOffice.org/StarOffice Calc viel leichter Tabellenblätter in gleicher Weise ausdrucken als in Excel: Weisen Sie einfach eine entsprechend gestaltete Seitenvorlage zu. Beachten Sie auch, dass OpenOffice.org/StarOffice Calc als Standardvorgabe im Gegensatz zu Excel nicht nur das aktuelle Tabellenblatt drucken, sondern alle Blätter der Mappe. Sie sollten also vor dem Druck die Druckeinstellungen kontrollieren.

Im einfachsten Fall lösen Sie Druckprobleme dadurch, dass Sie das gewünschte Tabellenblatt im Register ganz nach links ziehen und so zum ersten Blatt machen. In diesem Fall erscheint das Blatt in der Druckreihenfolge am Beginn, so dass Sie auf einfache Weise die Druckausgabe auf dieses Blatt begrenzen können.

OpenOffice.org/StarOffice Impress und Microsoft PowerPoint

Mit einer guten Präsentation ist viel Ansehen verbunden, eine schlechte Präsentation verdirbt schneller den Ruf als er aufgebaut ist. Diese Erfahrung mussten alle Anwender machen, die "mal eben schnell" eine frühere PowerPoint-Präsentation mit OpenOffice.org/StarOffice vorgeführt haben. Zu groß sind die Verluste im Detail, selbst wenn OpenOffice.org/StarOffice bei der Konvertierung keine Fehler melden. Im Einzelnen treten folgende Probleme auf.

• AutoFormen werden verschoben, in der Größe geändert oder gar nicht konvertiert.
• Abstände von Tabulatoren, Zeilen und Absätzen werden verändert.
• Hintergrundgrafiken und andere in den Folien bzw. Titelmastern von PowerPoint angeordnete Elemente gehen verloren, da OpenOffice.org/StarOffice Impress mit den Seitenvorlagen ein anderes Konzept verfolgen.
• Gruppierte Objekte werden aufgelöst, verschoben oder verändert.
• Einige Multimediaeffekte werden nicht unterstützt: Je höher die PowerPoint-Version, desto weniger Animationen bzw. Übergangseffekte sind kompatibel.
• Gänzlich nicht vorhanden ist die Möglichkeit, Diagramme nach Kategorien bzw. Serien zu animieren.

Einen wesentlichen Vorteil bieten OpenOffice.org/StarOffice Impress dem Anwender aber dennoch: Durch das Konzept der Seiten kann jede Folienseite extra benannt werden. Im Unterschied dazu wird bei PowerPoint der Folientitel als Name der Seite verwendet. Der an sich kleine Funktionsunterschied hat seine Stärken bei den Präsentationen, bei denen wie bei einer Diavorführung ein Bild auf das andere folgt.

Daten konvertieren

OpenOffice.org/StarOffice sind also, im Gegensatz zu Microsoft Office, auf den Datenaustausch zwischen den Anwendungen vorbereitet. Der Transport von Daten funktioniert aber immer nur von OpenOffice.org/StarOffice aus: Sie wählen in OpenOffice.org/StarOffice z.B. den Befehl Datei/Speichern unter und klappen die Liste der Dateitypen auf. Dort wählen Sie z.B. im OpenOffice.org/StarOffice Writer den passenden Eintrag, der auf Microsoft Word verweist. Danach konvertiert das Programm die Daten der OpenOffice.org/StarOffice-Dokumente in ein für Word verständliches Format.

Zum Öffnen einer Datei müssen Sie ebenfalls in OpenOffice.org/StarOffice eine Microsoft Officedatei einfach nur öffnen, um sie unter OpenOffice.org/StarOffice zu bearbeiten. Die Konvertierung erfolgt dabei automatisch.

Zu beachten ist aber dabei immer wieder, dass nicht alle Office-Funktionen in OpenOffice.org/StarOffice und umgekehrt nicht alle OpenOffice.org/StarOffice-Funktionen in den Microsoft Officeprogrammen ein echtes Pendant haben. Grundsätzliche Funktionen wie normale Texte, Zeichen-, Zellen und Absatzformatierungen, Formatvorlagen, Folienformate sowie einfache Kopf- und Fußzeilen werden anstandslos übernommen. Sobald aber Textfelder, Grafiken und Formularfelder im Spiel sind, treten mitunter erhebliche Probleme auf.

Gleiches gilt auch für andere Anwendungen wie Excel und Calc. Sie müssen bei einem parallelen Betrieb der Anwendungen sehr genau prüfen, welche Funktionen in beiden Anwendungen übereinstimmen, damit ein fehlerfreier Datenaustausch möglich ist.

Dateitypen zum Austausch

An einfachsten für den Datenaustausch ist es, einen Kompromiss zwischen den Suiten zu wählen:

• Setzen Sie in Microsoft Office den Standarddateityp für das Speichern herunter, etwa auf das Niveau von Office 97. Damit müssen Sie zwar auf einige wenige Funktionen von Office 2000/XP/2003 verzichten, sind aber bestens auf den Datenaustausch mit Officeanwendern der Mehrzahl aller aktuellen Officeversionen und OpenOffice.org/StarOffice vorbereitet.
• Unter OpenOffice.org/StarOffice können Sie ebenfalls das Standard-Dateiformat verändern: In der üblichen Dialogbox Extras/Optionen können Sie im Zweig Laden Speichern/Allgemein die Formate von Microsoft Office als Standard-Dateiformate für die einzelnen Anwendungen von OpenOffice.org/StarOffice einstellen. Mit dieser Einstellung vermeiden Sie, in OpenOffice.org/StarOffice beim Speichern ständig auf das richtige Dateiformat achten zu müssen - OpenOffice.org/StarOffice arbeiten automatisch im Microsoft Office-Format.

Umstiegsstrategien

Der Umstieg von Microsoft Office auf OpenOffice.org/StarOffice kann nicht über Nacht erfolgen. Das in der Firmenpraxis - oft auch in öffentlichen Einrichtungen aus "Kostengründen" - gewählte, nicht unübliche Verfahren, einen Rechner mit Microsoft Windows und Office unter Sicherung der Anwendungsdaten zu löschen und Linux samt OpenOffice.org oder StarOffice neu aufzuspielen, ist zumindest uneffektiv. Zu sehr werden damit die Probleme auf den Anwender verlagert, der wertvolle Arbeitszeit in die Lösung alltäglicher Aufgaben unter ungewohnten Bedingungen stecken muss. Deshalb ist nach den Erfahrungen von Umsteigern ein geplantes Vorgehen zu empfehlen.

Homeoffice

Für User im Privatbereich bietet das oben beschriebene Szenario 1 einen guten Ansatzpunkt.

• Zuerst werden Windows- und Linuxrechner parallel betrieben. Für den Datenaustausch zwischen den Systemen, die ja nicht gleichzeitig gebootet werden können, wird ein Austauschdatenträger angelegt bzw. eingesetzt - z.B. ein USB-Stick oder ein anderer externer Datenträger.
• Der Übergang erfolgt schrittweise: Neue Dokumente werden je nach Arbeitsfortschritt in OpenOffice.org/StarOffice angelegt. Dokumente aus Microsoft Office werden Schritt für Schritt nach OpenOffice.org/StarOffice überführt.
• Nach Abschluss des Umstiegs wird ein Image der Windowspartition angelegt und die Partition gelöscht.

Firmenumfeld

Auch im Firmenumfeld muss es behutsam und schrittweise vorangehen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass ein solcher Schritt nicht allein dem IT-Umfeld überlassen werden kann, sondern ein Prozess ist, der durch verschiedenste Führungsebenen begleitet werden muss.

• In einem ersten Schritt erfolgt die Analyse des Bedarfs an Funktionen, die mit alter Software realisiert wurden. Dabei müssen die wichtigsten Dinge identifiziert werden. Denken Sie dabei an Vorlagen für Unternehmensdokumente, die Organisation der Datenablage, installierte Drucker bzw. Druckserver. Es sind unbedingt Überlegungen zu Datenaustauschformaten (Microsoft Office-Formate oder PDF) anzustellen und Entscheidungen zu treffen. Persönliche Einstellungen der Nutzer sind zu berücksichtigen.
• Ein zweiter Schritt bereitet die Identifikation der User mit der neuen Software vor, um vor allem die Vorteile des Umstiegs zu zeigen. Dieser Schritt kann am besten mit drei Fragen umrissen werden: Was ist anders? Was ist besser? Was funktioniert nicht?
• Der dritte Schritt umfasst die Schulungsvorbereitung. Besonders wichtig ist es, die Poweruser der (alten) Software zu identifizieren. Diesen in jedem Unternehmen vorhandenen Nutzern fällt es am leichtesten, mit Software umzugehen und den Umstieg zu bewältigen. Schulungen sollten für Poweruser und "normale" Anwender getrennt erfolgen. Damit die Anwender ein Gefühl für OpenOffice.org/StarOffice erhalten, sollte eine CD mit den Installationsdateien für OpenOffice.org mit nach Hause gegeben werden. Der Umstieg von Windows auf Linux - bzw. einen Windowmanager wie Gnome oder KDE - ist erfahrungsgemäß leichter zu bewältigen.
• Zuerst erfolgt die Schulung der Poweruser. Sie erhalten eine Einweisung in die Struktur von Linux sowie in die Hilfefunktionen und werden informiert, wie sie im Internet oder an anderer Stelle externe Hilfe erhalten.
• Entscheidend für den Erfolg sind Schulung und Migration der "normalen" Anwender. Die Schulungen erfordern die richtige Auswahl der Gruppen und ihre Zusammensetzung nach Arbeitsgebiet und Kenntnisstand. Die Migration muss zum richtigen Zeitpunkt erfolgen, also nicht kurz vor dem Urlaub, nicht in Stoßzeiten und nicht während anderer Umstellungen.
• Während der ersten Tage nach der Umstellung muss den Anwendern ein spezieller Support geboten werden. Gute Erfahrungen wurden mit der Freistellung von Powerusern für den Mitarbeitersupport gemacht.
• Nach erfolgter Migration ist eine Konsolidierungsphase nötig. Durch Meetings, persönliche Befragungen und Fragebögen werden der Erfolg gemessen, Defizite aufgedeckt und Inhalte von Wiederholungsschulungen abgesteckt.

Insgesamt handelt es sich bei der Umstellung um einen langwierigen, komplizierten Prozess, bei dem die Entscheidung für den Einsatz der neuen Software und der Erwerb der erforderlichen Lizenzen nur den Anfang einer langen Kette von Arbeitsaufgaben und neuen Entscheidungen bilden.

PCDJoe, 20.12.2004