Die meisten Computeranwender, die ihre Mails mit Programmen wie Outlook & Co verwalten, werden sich noch keine Gedanken über das dabei eingesetzte Protokoll gemacht haben. Das Standardprotokoll zum Mailabholen ist POP3 und hatte seine Anfänge schon vor 20 Jahren. Zeit für etwas Neues und damit auch mehr Komfort, aber welche Anbieter gibt es und wie wird es im Mailprogramm eingerichtet?

Vorteile von IMAP

Das Prinzip von POP3 ist einfach, bei jedem Mailabholen werden alle Emails vom Server heruntergeladen und von diesem gelöscht. So stehen sie nur noch lokal zur Verfügung. Solange man immer nur von diesem einen Rechner aus auf seine Mails zugreift, funktioniert das vollkommen zufrieden stellend.

Problematisch wird es dann, wenn der Anwender von mehreren Orten Zugriff auf seine Mails haben will. So besitzen viele neben ihrem PC noch ein Notebook, PDA oder wollen von der Arbeit aus auf private Mails zugreifen. Die Mails, die man per POP3 schon abgeholt hat, sind ja auf dem Server nicht mehr vorhanden, so dass einem auch das Webinterface nicht weiterhilft. Nun gibt es bei POP3 zwar die Möglichkeit eine Kopie auf dem Server zu belassen, jedoch sieht man an diesen Kopien nicht, welche schon gelesen oder beantwortet wurden.

Unter anderem deshalb wurde ein neues Protokoll entwickelt, womit die Nachrichten zentral verwaltet werden und damit auch auf mehreren Rechnern immer synchron sind. Das Protokoll nennt sich IMAP und liegt nach 16 Jahren in der Version 4 vor.

Dabei bringt es noch eine ganze Reihe anderer Vorteile mit:

• Es können Ordnerstrukturen direkt im Mail-Ordner erstellt werden, so stehen einem die im Mailprogramm erstellten Ordner überall zur Verfügung.
• Statt die komplette Mail herunterzuladen, kann man erstmal nur den Absender und Betreff anzeigen lassen und so schon vorher ungewollte Mails löschen.
• Jede Nachricht verfügt über "Flags", das sind Kennzeichnungen, ob die Mail schon gelesen, gelöscht oder beantwortet wurde. Diese Informationen stehen also überall zur Verfügung.
• Zugriffsberechtigungen und Weiteres, was hier außen vor gelassen wird.

Nun kommt wahrscheinlich die Frage: Wenn dieses Protokoll wirklich so toll ist, warum wird es dann nicht schon längst überall benutzt? Dafür gibt es hauptsächlich 2 Gründe. Der erste ist, dass es aufgrund seiner Komplexität bisher kaum Mailprogramme gab, die es richtig unterstützt haben. Der zweite ist der erhöhte Speicherbedarf auf dem Mailserver, da dort jetzt alle Mails relativ lange gespeichert sind und es deswegen kaum kostenlose Angebote gab.

Doch mittlerweile sind mit Outlook 2003, The Bat 2.1 und Mozilla Thunderbird 0.7 Mailprogramme erhältlich, die damit größtenteils korrekt umgehen können. Und in Zeiten, wo Google seinen Emailbenutzern 1Gigabyte Speicherplatz anbietet, ist der Platzbedarf auch nicht mehr entscheidend.

Emailprovider, die IMAP unterstützen

• Web.de FreeMail
  Posteingangsserver: imap.web.de
  Postausgangsserver: mail.web.de
• Freenet.de E-Mail Office Basic & Premium
  Posteingangsserver: mx.freenet.de
  Postausgangsserver: mx.freenet.de
• GMX.net ProMail & TopMail (leider nicht FreeMail)
  Posteingangsserver: imap.gmx.net
  Postausgangsserver: mail.gmx.net
• Arcor.de PIA Basic
  Posteingangsserver: imap.arcor.de
  Postausgangsserver: postman.arcor.de
• ePOST Premium
  Posteingangsserver: mail.epost.de
  Postausgangsserver: mail.epost.de

Die Angebote von Web.de, Freenet.de und Arcor.de sind kostenlos.

In diesem Artikel wird exemplarisch der IMAP-Zugriff auf den WinTotal-Mailserver eingerichtet, der WinTotal-Mitgliedern jetzt neu zur Verfügung steht. Infos über die WinTotal Mitgliedschaft.

Dies ist jedoch weitestgehend identisch mit der Einrichtung bei oben genannten Anbietern.

Für den Artikel erklären wir die Einstellung mit Outlook. Mit anderen Mailclients ist die Einrichtung grundsätzlich aber identisch.

Benutzung in Outlook 2003

Als Erstes wird ein neues Email-Konto eingerichtet. Dazu ruft man den Assistenten über "Extras => E-Mail-Konten" auf und wählt dann "Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen".

Im darauf folgenden Dialog muss der Servertyp angegeben werden, hier wird nun IMAP statt POP3 ausgewählt.

Assistent von Outlook

Jetzt erfolgen die Einstellungen für das E-Mail-Konto.

Einstellungen in Outlook

Die meisten kann man dabei von POP3 übernehmen, nur die Posteingangsadresse vom IMAP-Server ist oft eine andere, in diesem Fall aber auch mail.WinTotal.de.

Bei "Weitere Einstellungen" können dann noch zusätzliche Optionen angegeben werden. Wichtig sind hierbei die Ports, auf denen die Posteingangs- und Postausgangsserver kommunizieren. POP3 läuft standardmäßig auf Port 110, IMAP dagegen auf Port 143. SMTP bleibt weiterhin auf Port 25.

Ports für IMAP

Falls möglich, sollte man seine Emails immer über eine verschlüsselte Verbindung abholen. WinTotal unterstützt das sowohl für den Posteingangs- als auch für den Postausgangsserver. Bei IMAP ändert sich der Port automatisch auf 993, bei SMTP muss man ihn manuell auf Port 465 stellen. Bei den anderen Emailanbietern kann meistens nur die Verschlüsselung für IMAP, nicht jedoch für SMTP aktiviert werden.

Ports für IMAP bei Verschlüsselung

Die letzte Einstellung betrifft die Authentifizierung am Postausgangsserver. Damit der Mailserver nicht zum Versenden von Spammails missbraucht werden kann, muss auch vor dem Versenden einer Email über SMTP eine Anmeldung erfolgen. Das stellt man im gleichen Dialog im Register "Postausgangsserver" ein.

Anmeldung am Postausgangsserver

Einfach den Haken bei "Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung" setzen.
Diese Einstellung ist auch bei den meisten anderen Emailanbietern erforderlich.

IMAP in der Praxis

Jetzt ist das Postfach eingerichtet und wird bei den Email-Ordnern extra aufgeführt.

Kommen wir zur ersten Besonderheit von IMAP. IMAP unterstützt wie oben schon erwähnt Ordnerstrukturen. Für jeden Ordner kann man dabei angeben, ob man diesen auch abholen möchte. Das nennt sich "Abonnement".
Um die Ordnerliste angezeigt zu bekommen, markiert man den Posteingang des IMAP-Kontos und wählt "Extras => IMAP-Ordner…" (alternativ Rechtsklick auf den Posteingang).

Ordner anzeigen lassen

Im folgenden Dialog bestätigt man "Abfrage", um sich alle verfügbaren Ordner anzeigen zu lassen.

Ordner anzeigen lassen

Die gewünschten markiert man und geht auf "Abonnieren". Im Regelfall sind das alle Ordner. Fügt man in Outlook nun noch selber Ordner zu seinem Posteingang hinzu, werden sie auch automatisch auf den Server übernommen.

Die zweite Besonderheit: Emails werden zuerst nie komplett heruntergeladen, sondern nur die Kopfzeilen (Absender, Betreff). Der Inhalt der Mail wird erst geladen, wenn man sie anzeigen lassen will. So kann unerwünschte Post schon gelöscht werden, ohne die komplette Mail laden zu müssen.

Das führt direkt zur dritten Besonderheit. Die Markierung von Nachrichten über Flags.

eMail mit Flags

Das Erste ist eine komplett geladene Mail.
Bei der zweiten Mail wurden nur die Kopfzeilen geladen, nicht jedoch der Mailinhalt.
Die dritte Mail wurde ungelesen gelöscht.
Die vierte wurde zum Download markiert, so kann man für mehrere Emails den Nachrichtentext herunterladen lassen.
Bei der gelöschten Nachricht fällt auf, dass sie durchgestrichen ist. Das liegt daran, dass IMAP keinen Papierkorb kennt. Stattdessen bleiben gelöschte Nachrichten erstmal weiter vorhanden und können auch wiederhergestellt werden. Will man sie endgültig loswerden, erfolgt das über "Bearbeiten => Gelöschte Nachrichten permanent löschen".
Dabei werden alle durchgestrichenen Nachrichten aus dem Ordner entfernt.

Wer nun denkt, für IMAP müsste man die ganze Zeit online bleiben, wird überrascht sein. Man braucht am Anfang nur kurz online zu gehen um die Kopfzeilen laden zu lassen, danach geht es offline weiter. Jetzt löscht man bequem die unerwünschten Nachrichten und markiert die erwünschten Nachrichten zum Download. Jetzt geht man wieder kurz online und lässt die erwünschten Mails komplett herunterladen. Danach kann man offline in Ruhe weiterarbeiten.

Weitere Infos zu gängigen Mailclients finden sich auf WinTotal unter Links in der Rubrik Outlook und Co.

PCDReitz, 19.07.2004