Artikel Artikel 2007 Schreib mal wieder... Briefvorlagen und die gültigen DIN-Normen
| Schreib mal wieder... Briefvorlagen und die gültigen DIN-Normen |
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Handgeschriebene Briefe sind heute schon eine Seltenheit. Der überwiegende Teil der Korrespondenz zwischen Firmen, Privatleuten und Firmen, aber auch zwischen Privatleuten wird heute über Textverarbeitungen realisiert. Während Word und Co. beim Schriftbild und der Rechtschreibkorrektur unter die Arme greifen, entsprechen die mitgelieferten Vorlagen für Briefe keineswegs den gültigen Normen. Im folgenden Artikel gehen wir daher auf die DIN 5008 (Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung) sowie DIN 676 (Gestaltung von Geschäftsbriefen) ein. DIN – für was?Im Ordnungsland Deutschland gibt es eine Vielzahl von festgeschriebenen Normen, so genannte DIN-Normen, welche vom Deutschen Institut für Normung e. V. (DIN) vor allem formuliert werden, um einen Ablauf oder die Beschaffenheit einer Sache einheitlich zu regeln. Auf internationaler Ebene werden die Normen von der Internationalen Organisation für Normung (ISO) festgeschrieben. Eine Übersicht aller DIN-Normen findet sich hier. DIN-Normen haben den Charakter von Empfehlungen und sind daher in aller Regel nicht verpflichtend. Allerdings richten Unternehmen wie die Deutsche Post sich an diesen DIN-Normen aus, um z.B. die maschinelle Lesbarkeit von Empfängeradressen zu erleichtern. Für das Titelthema dieses Artikels sind die DIN-Normen DIN 5008 und DIN 676 relevant. DIN 5008 – BriefgestaltungEin Geschäftsbrief sollte sich an der DIN 5008 orientieren. Diese DIN-Norm regelt die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung und damit auch für elektronische Briefe. Was für den geschäftlichen Bereich gilt, sollte sich auch im privaten Bereich durchsetzen. Word und Co. können dem Anwender mit ihren Vorlagen leider nur bedingt beim Einhalten der DIN-Norm unter die Arme greifen, da viele Fehler erst durch die Eingabe des Anwenders gemacht werden. DIN 676 – BrieflayoutDie DIN 676 beschreibt die DIN-gerechte Aufteilung von DIN-A4-Seiten. Die Fluchtlinie links (Seitenrand) beträgt hier 24,1 mm, rechts 8,1 mm. Ein unterer Seitenrand ist nicht vorgeschrieben. Empfohlen haben sich zwischen 20 und 30 mm. Wir verwenden 30 mm. Es gibt zwei verschiedene Formblätter: Form A für Geschäftsbriefe mit kleinem BriefkopfDer Briefkopf ist hier 27 mm hoch - geeignet vorwiegend für die kurze kleine Form ohne Logo. An den Briefkopf schließt sich das Anschriftenfeld ab 33,9 mm an. Die erste Falzmarke ist bei 87 mm vom Blattrand oben gemessen, die 2. Falzmarke bei 105 mm von unten gemessen, so dass durch das Falzen ein Versatz entsteht.
Form B für Geschäftsbriefe mit erweitertem BriefkopfDer Briefkopf ist hier 45 mm hoch und bietet genug Raum auch für ein Logo und weitere Angaben. An den Briefkopf schließt sich das Anschriftenfeld ab 50,8 mm an. Die erste Falzmarke ist bei 105 mm vom Blattrand oben gemessen, die 2. Falzmarke bei 87 mm vom Blattrand unten gemessen. Durch das Falzen schließt der Brief bündig ab.
Aufbau eines GeschäftsbriefesEin Brief gliedert sich in folgende Abschnitte: - Briefkopf BriefkopfDer Briefkopf beinhaltet im Regelfall den Firmennamen, Logo etc. Je nach verwendetem Brieflayout (DIN 676) ist dieser 27 mm (Variante A) oder 45 mm (Variante B) hoch, vom Blattrand oben gemessen. AnschriftenfeldDas eigentliche Anschriftenfeld beinhaltet die meisten Fehler, zumal die DIN-Norm geändert und zum 01.01.2007 verbindlich eingeführt wurde. Die DIN-Norm sollte vor allem deshalb hier eingehalten werden, weil das Anschriftenfeld auf Maschinenlesbarkeit für die vollautomatische Sortierung ausgerichtet ist. Die Schriftart sollte hier maschinenlesbar in 10 bis 12 pt sein, z.B. Arial, Courier, Helvetica. Das Anschriftenfeld hat eine Größe von 45x85 mm, beginnt in einer Höhe von 33,9 mm (Form A) bzw. 50,8 mm (Form B) und befindet sich 20 mm vom linken Blattrand. Bei einem Seitenrand von 24,1 mm, steht das Anschriftenfeld damit 4,1 mm nach links über. Die ersten 5 mm des Anschriftenfeldes bleiben leer oder können für die Absenderanschrift in Kurzform verwendet werden. In diesem Fall muss diese aber in einer wesentlich kleineren Schriftart (6 pt) stehen, um sich von der eigentlichen Anschrift zu unterscheiden. Durch die Faltung im Brieflayout nach Form B ist die Absenderanschrift dann noch im Adressfenster des Briefumschlages zu sehen. Das Anschriftenfeld umfasst insgesamt 9 Zeilen. Die ersten 3 Zeilen sind für Zusätze und Vermerke, während die folgenden 6 Zeilen nur für die Anschrift sind. Nicht benötigte Zeilen bleiben dabei oben bzw. unten einfach frei. Aufbau: 1 bis hier für Vermerke Beispiel: 1 Die oft verwendete Leerzeile zwischen Straße und Wohnort entfällt seit der DIN-Änderung. Dadurch wird die Maschinenlesbarkeit verbessert, die Zustellung vereinfacht und eine weitere Zeile für die Empfängeranschrift gewonnen. Zwischen dem Bereich für Zusätze/Vermerke und der Anschrift kommt auch keine Leerzeile mehr. Wohnt der Empfänger im Ausland, werden der Ortsname sowie das Empfängerland (in deutscher Sprache) in Großbuchstaben geschrieben. Dafür entfällt der Länderbuchstabe vor der Postleitzahl. Beispiel: 1 Ortsteile zu einer Stadt werden, wenn notwendig, vor der Straße eingefügt. (siehe auch Infobroschüre der Post). Beispiel 1 InformationsblockEin Brief kann auch einen Informationsblock enthalten. Dieser beginnt in gleicher Höhe wie das Anschriftenfeld (33,9 bzw. 50,8 mm) bei einem Abstand vom Seitenrand von 125,7 mm (bzw. 101,6 mm von der Fluchtlinie bei einem Seitenrand von 24,1 mm). Im Informationsblock findet sich eine Kommunikationszeile, wenn weitere Angaben wie Telefax, eMail oder Internet notwendig sind. Die Position ist dabei vorgegeben (Angaben vom Blattrand bzw. von der Fluchtlinie): Telefax (125,7/101,6), E-Mail (151,1/127,0), Internet (176,5/152,4). Die Texte zu den 3 Positionen werden darunter linksbündig geschrieben. Der Informationsblock darf auch die Angaben einer Bezugszeichenzeile beinhalten und ersetzt diese damit. Er umfasst dann die Angaben wie in der Bezugszeichenzeile, wobei das Datum an erster Stelle steht und nach den Leitwörtern wie „Ihre Nachricht vom“ je ein Doppelpunkt und dahinter dann der zu passende Text folgt. Doppelte" Leitwörter wie "Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom" werden in zwei Zeilen geschrieben. Alle Leitwörter beginnen bei 125,7 mm vom Blattrand bzw. 101,6 mm vom der Fluchtlinie. BezugszeichenzeileDie Bezugszeichenzeile umfasst im Regelfall Angaben zum Aktenzeichen oder Datum des Bezugs, das eigene Aktenzeichen, Verfasser und Durchwahl sowie das Datum. Sie beginnt für FormA in einer Höhe von 80,4 mm bei FormB in 97,4 mm Hohe. Der Abstand von Leitwort zu Leitwort beträgt 50,8 mm. Sie können die Bezugszeichenzeile auch mit einer Tabelle etc. gestalten. Verwenden Sie hier am besten aber eine kleinere Schriftgröße (6 pt haben sich bewährt). Wenn Sie keine Bezugszeichenzeile verwenden, muss das Datum in den Informationsblock (siehe oben) und zwar in die erste Zeile unterhalb des Anschriftenfeldes (125,7 mm vom linken Blattrand bzw. 101,6 mm von der Fluchtlinie). Die Schreibweise vom Datum ist in der DIN EN 28601 regelt. Das Datum wird in Geschäftsbriefen aber numerisch 2007-03-19 (JJJJ-MM-TT) oder alphanumerisch 19. März 2007 geschrieben. Die alte Schreibweise (TT.MM.JJ) wurde mit der neuen DIN verworfen, wird aber immer noch verwendet. BetreffDer Betreff eines Schreibens folgt 2 Zeilen nach der Bezugszeichenzeile. 1 Der Betreff beinhaltet nicht das Wort Betreff, wie es immer noch oft zu lesen ist, kann sich über 2 Zeilen erstrecken und endet nicht mit einem Punkt. Der Betreff kann optisch, z.B. durch Fettdruck, hervorgehoben werden. Nach dem Betreff kommen 2 Leerzeilen, bevor das Textfeld beginnt. TextfeldDas Textfeld mit Anrede, Text und Grußformel schließt sich 2 Zeilen nach dem Betreff an. Die eigentliche Anrede sollte genauso wie die Grußformel jeweils eine Zeile vom Text abgetrennt werden. Nach der Grußformel folgt wieder mit einer Zeile Abstand die Firma des Verfassers, dann bis zu 3 Leerzeilen (für Stempel und Unterschrift) und zuletzt dann der Name des Verfassers. 1 Grußformel Den Namen in der Schlusszeile setzt man weder in Klammern noch zwischen Bindestriche. Ein Vermerk über Anlagen oder ein Verteiler wird vom Verfassernamen ebenfalls mit mindestens einer Leerzeile abgetrennt (bewährt haben sich 4) und darf auch rechts neben dem Gruß ausgerichtet platziert werden (nach DIN 125,7 Millimeter vom linken Blattrand). Das Wort Anlage darf genant werden, wird aber nicht mit einem Doppelpunkt geschrieben und auch nicht unterstrichen. BrieffußLetzter Bestandteil eines DIN 5008-Briefes ist der Brieffuß. Dieser umfasst in aller Regel die komplette Erreichbarkeit der Firma, Angaben zur Geschäftsform und Geschäftsführer, Kontaktdaten, Bankverbindung etc. Beachten Sie hierbei bitte noch folgende Gliederungshinweise:
Unsere VorlageSie finden hier eine Vorlage, basierend auf den oben gemachten Ausführungen im Format 676A und 676B. Die Vorlage können Sie einfach nach eigenen Wünschen anpassen. Die Vorlage setzt die Kennzeichnung für Folgeseiten unten rechts (…) richtig.
Was vergessen?Die Regeln zur DIN 5008 und 676 sind nach meiner Meinung sehr komplex. Sollten Sie in dieser kurzen Vorstellung daher eindeutige Fehler finden oder der Meinung sein, dass wir noch den einen oder anderen Hinweis dringend mit aufnehmen müssten, schreiben Sie uns. Wir ergänzen dies dann umgehend. Ansonsten möchten wir nochmals betonen, dass die DIN-Richtlinien nur Empfehlungen sind. Viele Details sind auch Geschmackssache und werden von vielen Firmen variabel gehandhabt (z.B. Seitenränder). Weiterführende Links
PCDMicha, 18.03.2007
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